XX集团会议事务管理制度.docx

XX集团会议事务管理 制度 一、会议室管理制度 第一章 总则 本制度制定的目的是加强会议室的管理，从而提高会议室的利用率。 行政部统一负责会议室的统筹使用、设备维护、卫生清洁等管理事项。 行政部应遵循全局性会议后各部门会议，先紧急会议后一般性会议的原则统筹安排会议室的使用。 第二章 会议室使用申请 集团及各子公司各部门有会议室使用需求时，均需提前在OA上向行政部提交使用申请，填写《会议室使用申请表》说明使用时间、参会人数、所需设备等，由行政部统一进行统筹安排。 召开临时会议未事前提交申请者，可与行政部沟通协商。如可安排使用，会议组织部门事后应及时补办申请手续；如确实无法安排时，应更改会议时间或由行政部协调提供其他解决办法。 未经行政部批准者，不得擅自使用会议室。 第三章 会议室管理规定 行政部统一保管会议室钥匙，各部门领用完毕后应及时归还。 行政部负责每日会议场所的清洁工作，确保会议室整洁干净，桌椅摆放整齐。会后应及时进行清理打扫，并检查室内物品及设备是否正常。 借用物品如有损坏或丢失，由责任人照价赔偿。 行政部须根据每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，按会议需要备好茶水等。 行政部负责管理会议室配置的各种设备。各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，不了解设备的操作方法时，应及时向行政部求助，严禁擅自强行操作。因操作不当及其他人为原因造成设备损坏的，由责任人照价赔偿。 若非参加会议，任何人不得随意进入会议室。 各部门使用会议室时间须遵守申请时间，以免影响整体的使用计划。 开会人员应注意保持会议室卫生，不乱扔纸屑。会议结束离开时应自觉将所用物品放回原处，并关闭门窗和全部设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。 第四章 附则 本制度的最终解释权归行政部所有。 本制度自公布之日起实施。 二、集团会议策划管理 第一章 总则 本规范制定的目的是规范集团会议的策划管理行为，从而提高集团会议管理的能力。 本规范适用于以下重要会议的组织策划工作：股东会议、董事会会议、年会、新闻发布会、产品发布会、优秀员工表彰会议。 会议策划本着务实、高效、节约的原则进行。 第二章 会议决策的主要内容 明确会议目标。目标不明确会导致行为盲目，明确的目标是提高会议效率的基础。 制定会议计划。详细的会议计划是达到会议预定目标的有效保证。 明确与会人员。必须严格控制与会人数，尽量选择与会目标直接相关