XX集团办公用品管理制度.docx

XX集团办公用品管理 制度 第一章 总则 本制度制定的目的是规范办公用品的采购、发放等日常管理工作，方便集团及各子公司员工领用办公用品，合理控制办公用品的费用支出，以节约集团及各子公司资源。 本制度适用于集团及各子公司所有办公用品的采购、发放和使用管理。 行政部统一负责办公用品的采购、发放、保管、使用和监督等日常事务。 第二章 办公用品的采购管理 办公用品的采购管理。 （1）集团及各子公司行政部将于每月 20 日进行统一采购物品，集团及各子公司的所有部门必须在每月 15 日前在OA上填写请购流程并提交行政部，若无提请，将视为本部门下月无物资采购，特殊情况需经集团或各子公司总裁审批通过后方予以采购发放。行政部将根据各部门提交的请购申请结合实际所需与库存状况校对后进行统一采购。 （2）行政工作人员须及时掌握办公用品的库存情况，并根据平时的消耗水平制定采购计划，明确订购数量，OA上填写请购流程。 （3）将经行政部经理审核的请购流程，提交给集团及各子公司总裁审批。 （4）审批通过后，根据审批意见，行政部负责采用订购或直接购买的方式实施购买。 （5）所订购办公用品到货后，行政部应严格根据送货单进行验收，核对型号规格、品种、数量和质量，以确保不存在任何问题。 （6）验收人员在《物资验收单》上填写验收结果并签字确认。 （7）针对直接购买的办公用品，经办人可凭请购单以及有效发票，到财务部办理报销手续；针对采用订货方式购买的办公用品，经办人须凭请购单以及《物资验收表》，到财务部办理付款手续。 办公用品采购规定。 （1）经办人应本着“合理节约”的原则实施采购，避免重复购买造成库存积压，选择供货商时应货比三家，尽量选择质优价廉的办公用品。 （2）各部门如因工作原因而对某种办公用品的需求量或规格发生变更时，需向行政部提出书面申请，以便行政部及时对订购计划进行调整。 （3）行政部在填写《物资验收表》时，表中应详细地记录订购日期、数量、单价、供应商信息以及到货数量和日期。 （4）如遇特殊情况，办公用品需求部门可在采用电话或传真的方式通知行政部后，自行选择购买所需物品，但事后需及时补办相关手续。否则，集团及各子公司将不予报销所产生的费用。 （5）验收结果为不合格时，由行政部负责与供应商沟通协商，进行退换货等相关事宜的处理。 （6）对于验收结果为不合格的用品，财务部有权拒绝支领相关费用。 （7）经办人员应秉公办事，采购过程中严禁收受回扣及其他礼品，