XX集团办公物资管理制度.docx

XX集团办公物资管理 制度 第一章 总则 本制度制定的目的是加强对集团及各子公司内部办公物资的管理，有效控制行政经费的支出，以确保办公设备在工作中的正常使用。 本制度所指的“办公物资”包括：集团及各子公司内部的电话、电脑、打印机、传真机等所有办公设备。 集团及各子公司的办公物资属于集团的工作资源，只可用于集团内部以工作为目的开展的各项业务，禁止将集团的办公设备用于处理私人事务。 第二章 办公物资的采购 办公物资采购管理职责。 （1）集团及各子公司行政部负责统一采购计划的制定和实施。 （2）集团及各子公司财务部负责审核采购费用。 （3）集团及各子公司总裁级别以上高管负责审批采购计划、采购合同以及采购费用。 办公物资采购审批程序 （1）根据本部门实际情况，设备需求部门OA填写请购流程。 （2）经部门负责人核准后提交财务部审核，最后报请总裁审批。采购金额超过10万元以上的，需要上报集团董事长审批。 （3）根据审批意见，行政部实施物资采购程序。 办公物资采购程序。 （1）行政部必须选择超过三家的供货商进行询价。 （2）采购经办人员应对报价资料进行认真的分析，并参考以往的采购记录及当时的市场行情与供货商进行议价。 （3）经办人员填写 《物资询议价分析表 》 ，经行政部负责人审核后，提交财务部审批。 （4）根据审批意见，经办人员实施采购，必要时应与供货商签订《采购合同》。 办公物资的验收入库工作程序。 （1）设备到货后，行政部应对设备进行仔细的检阅，必要时设备需求部门应给予协助支持。 （2）检验人员在 《物资验收单》 上确认签字后，设备方可登记入库。 物资采购费用付款程序。 （1）采取预付款方式时，经办人员需凭《物资询议价分析表》或《采购合同》，OA填写《借款单》，经财务部审核，总裁审批通过后办理预付款手续。 （2）采取货到付款时，在设备到货后，经办人员凭《物资询议价分析表》或《采购合同》、《物资验收表》及购货发票，OA上办理财务报销或者付款手续。 物资采购管理规定。 （1）行政部必须严格遵守公平、公开的原则，在保证质量的前提下综合考虑价格、交货期、售后服务等因素，选择信誉度高的供货商。 （2）集团及各子公司主要物资的采购应有 3~5 家资质齐全、质量可靠、诚信度高的备选供货商。 （3）所采购物资单价超过 3 万元时，必须采取公开招标的方式进行采购。 （4）物资采购人员必须严格遵守集团制度，秉公办事，任何人不得在采购物资过程中收受佣金。如有违反，一