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2011公司管理制度——前台接待.doc

付费文档 积分文档 DOC   6页   下载0   2023-08-23   浏览13   收藏0   点赞0   评分-   30积分
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前台接待工作规范细则
公司前台作为公司涉外窗口,须经常性与客户接触,具有较重大
的责任,前台接待直接代表企业形象和服务质量,因此,公司的前台
接待必须严格遵守接待工作规范。反之,则会给公司形象造成严重的
不良影响。有鉴于此,特制定前台接待工作规范细则,对接待工作进
行细化、具体化。前台接待所有在岗位职责范围内应当负责的工作,
如果出现失职,导致公司出现重大损失,即使本细则未予制定,也可
追究其必要的失职责任,具体处罚由董事长办公会研究后决定。
一、岗位职
1、负责进入公司办公场所的来客的接待、登记、导引,对无关人员、
上门推销和无理取闹者,阻挡在外或协助有关人员处理。
2、负责公司邮件、包裹、报纸的收发与转交。
3、负责接听来访电话,记录电话内容,并做好记录与传达工作定期
维护、保养电话机。
4、保持前台、前厅、门口走廊环境清洁
5、负责公司文件打印,协助复印等工作
6、负责报刊订阅及邮件分发管理。
7、协助来访客人的接待、公司会议后勤工作。
8、遵守公司相关保密条例
二、工作权责:
1、前台整理、清洁
2、接待来访客人、重要宾客并进行指引及提供相关服务
3、公司来往信函、资料、杂志的收发登
4、接听电话,处理一般事务,遇重要投诉应及时通知客户服务部。
三、隶属关系:
直接领导:办公室、散客营销部
下属: 无
四、岗位职责:
1、为公司来客设立登记本,所有来公司人员均须登记,(老板的熟朋
友可由前台人员直接登记登记本上注明来访人姓名人数、来访事
由、出入时间。
2、上班时间必须在岗。即早上 8:00-12:00下午 14:00-18:00如因
公务需外出,经直接领导批准可离岗。外出期间,由直接领导安排前
台接待人员,必须保证前台无空岗。如无法安排人员,前台接待人员
不得外出。私事不得离岗
3、公司有来访客人来客行至前台一米以内,前台接待必须起身微笑
相迎,说礼貌用语,招呼客人就座。客人坐下后前台接待方可就座。
4、来客提出个人要求时,前台接待必须认真聆听,有必要时做好笔记,
如遇无法处理的投诉,则请客人稍等,请专门负责人出面解决。
5、来客提出要找公司员工时前台接待应引导客人进入待客区并通知
具体接待人员。
6、如来客不听要求,想要硬闯办公室,呼叫秩序维护员协助拦截。
事态紧急,可呼公司办公大厅员工协助
7、客人离开时,应微笑致意,“请慢走”
岗位职责 2:
负责收取所有公司来往邮件、包裹、报纸、资料,私人邮件直接转交,
公函交办公室。
岗位职责 3:
1、铃响第二声时接听,不得超过第三声
2、接听电话时用规范的语气说“您好,百事通天马旅行社!“您
好,旅游百事通!
3、来电人提出要求,须记录的必须及时记下。如需转达他人的需记
下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。
4、接电话时必须注意礼仪,语速平和,保持自然、得体、大方的形象
身体不得倾斜,嘴里不得吃东西,不得前仰后合。说话时控制音调,
不得过于吵闹。
5、接电话尽量长话短说,如遇客人投诉电话,需安排客人情绪的,
耐心安抚。私人电话不要超过三分钟。
6、接电话不得先于来电人挂机。(私人电话除外)
岗位职责 4:
1、前台包括整个前台及办公椅必须保持整洁、干净,无灰尘、无污渍。
2、除公司宣传单、个人茶杯、台历、文件框外,不得放置任何物品。
不得堆放食物、杂物。不得在前台吃食物。
3、台只能由接持人员坐,其他人员不得进入前台就座公司人员不
得聚在前台闲聊,如有公务需探讨可进入前台,但不得超过十分钟。
需超过十分钟的,应改在其他办公室进行,前台接待人员向上级领导
申请安排。
岗位职责 5:
1、日常工作以前台接待为主,复印、打印工作为辅
2、必须掌握复印机、传真机的使用方法
3熟练使用百通旅管理OFFICE
办公软件、www.tm369.com 站。
岗位职责 6
1、来访客人如需在公司参观时,需向领导请示。
2、公司需进行培训或召开会议时须提早半小时到现场,协助做好一
切准备工作
五、仪容仪表要求
1、公司订制制服的,须穿着制服上班。无订做制服时,须穿职业装,
即套装上班。保持清洁卫生整齐
2、不得穿露肩装、吊带等非正规衣服上班。不得穿拖鞋或类似拖鞋
皮凉鞋上班。裙装下摆不得低于膝下三公分。不得穿着“三截腿”
3、头须经常洗,梳理整齐,不得有头皮屑,不得披头散发。
4、常剪指甲,保持清洁,不得留长指甲,不能涂指甲油指甲内不得
有黑色物状
5、保持口气清新自然无异味。
6、上班期间应化淡妆,除戒指外不得佩戴饰物。不得在前台化妆。
7、保持良好的站走姿。站时须挺胸收腹沉肩。坐时不得前仰后
靠,不得摇头晃脑,东张西望。
8、在客人面前,不得修指甲、剔牙、掏鼻打嗝伸懒腰、唱歌、
小调、化妆
六、礼貌礼
1、接待宾客要自然大方、稳重热情、有礼貌,运用礼貌用语,做到微
笑服务,用好敬语。做到:迎宾有问候声、说话有称呼声、离别有致
谢声、工作出现差错有道歉声。不以肤色、种族、信仰、衣着、相貌
取人。
2、与客人相遇要主动让路,会见客人时不主动握手,特别是女宾。
宾客先伸出手来握手,应面带微笑与客人握手。握手时姿态要端正,
腰要直,上身稍前倾,力度不能大,不能用左手与客人握手。
3、与客人交谈应站立端正,讲究礼貌不左顾右盼,不双手抱前
头哈腰。要用心聆听客人的讲话,不与客人抢话,不中途插话,不与
客人争论,不强词夺理,说话要有分寸,语气要温和,语言要文雅
4、不询问客人的年龄,特别是女宾不要询问客人的履历、工资收入
衣物价格。对奇装异服的人不围观,不交头接耳。对残疾或身体有缺
陷人士不歧视,热情帮助,服务周到。
5、不得有对来客有过分随便、过分亲热的举动,不得勾肩搭背、不得
嘲笑来客不小心的现象,不得对来客指指点点
七、监督人
本工作细则的直接监督人为散客营销部经理、办公室。公司其他部门
主管以上人员协助。
八、本《工作细则》对前台接待的各项工作内容提出具体要求,如有
违反要求的,将视情节轻重予以处理:
1、违反上述各项规定,一个月内达到三次以上(含三次)的,视为失
职。公司将公开批评。
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