第
13
条 根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：大批发放与零
星发放。
（
1
）大批发放时，应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报
各文件归口职能部门的分管副总审批。
（
2
）零星发放时，应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。
第
14
条 文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公
司内部文件发放与回收登记表》上签名后，方可领取注有分发号和“受控”状态
标识的文件。
第
15
条 领用部门领到文件后，应及时建立《收文登记表》。
第
16
条 文件发放完毕后，综合管理部行政专员或体系文件管理室文控员
应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。
第
5
章 公司内部文件使用与借阅规定
第
17
条 文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文
件放置在适当的位置（场所），确保相关人员能够及时、正确地使用文件。
第
18
条 当出现以下情况时，使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》，
申请更换或增发。
（
1
）文件破损严重影响使用时。
（
2
）根据使用需要须新增、改版时。
（
3
）文件丢失需重新领用时。
第
19
条 《文件领用、借阅申请表》需经综合管理部审批后方可实施更换
或增发。更改或重新领用时，使用原文件分发号；增发时，应按原分发号顺序新
增一个分发号。
