公司
文件
档案管理制度及流程
一、
目的
加强
文件
档案管理，规范公司
文件
档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
术语和定义
档案：指
公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
职责
行政
人事部
：
负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理
；
建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案
利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
其他各部门
相关人员
：
1
）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政
人事部
；
2
）向
行政人事部
移交合同或文件资料原件或复印件；
3
）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4
）
财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
各部门档案主管人员
1
）
负责部门档案的管理
。
各部门负责人
1
）
负责对
部门档案管理监督检查
。
工作程序
档案资料的收集
1
）
各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》
。
2
）
各部门文件
、合同等
资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向
行政人事部
移交。
归档范围及移交时间：每季度结束后次月
25
日前。
档案资料的标识
各部门对各自保管的档案资料编号
，编号规则见
后
。
档案资料的日常管理：
电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内
。
文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》
，以便
检索利用。
文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排
放在文件／档案柜中。
档案借阅
(1)
借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。
借阅档案原件只限在公司内，
不能带出；必须带出公司查阅的
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